Nos conseils pour construire un planning de tournées efficace

Planifier les tournées de transport ne se résume pas à tracer des trajets sur une carte. C’est un levier de performance essentiel pour réduire les coûts, améliorer le taux de service et gagner en réactivité.

Pour y parvenir, un moteur d'optimisation de tournées performant vous aide à bâtir des plannings fiables, réalistes et rentables, tout en tenant compte de vos contraintes métier.

Voici les bonnes pratiques à adopter pour construire un planning de tournées efficace, que vous utilisiez déjà un outil d’optimisation ou que vous souhaitiez structurer vos process.

Les bonnes pratiques d'optimisation de tournées

Définir un objectif

Avant de créer votre planning de tournées, il est primordial de définir un objectif. Ce dernier sera peut-être de réaliser le plus de livraisons ou de collectes possibles, d’optimiser les coûts, d’optimiser l’utilisation des ressources… La rentabilité de vos tournées s’analyse toujours par rapport à un objectif !

Identifier et hiérarchiser les contraintes d'un planning de tournée

Il faut traiter ce qui est nécessaire, mais il est tout à fait contreproductif de renseigner dans le moteur d’optimisation de tournées des habitudes ou préférences qui ne sont pas indispensables. On ne peut pas intégrer toutes les « préférences clients », raison pour laquelle il faut se concentrer sur l’essentiel : les vraies contraintes clients.

Le but est de trouver un juste milieu. Si vous ne prenez pas en compte les contraintes essentielles, vous risquez de ne pas réussir à respecter votre taux de service et de devoir programmer un nouveau passage chez le client (ex : en ne prenant pas en compte la nécessité d’utiliser un hayon).

À l’inverse, en prenant en compte trop de contraintes, vous allez « sur contraindre » la tournée, en effectuant plus de tours que nécessaire et avec plus de camions.

Optimiser son planning de tournées en continu

Vos plannings de tournées correspondent à du prévisionnel : ils ne doivent pas être figés ni déconnectés du terrain.

Écoutez les retours des opérationnels  (retards, véhicules mal adaptés, contraintes oubliées) pour ajuster vos paramètres et rester aligné avec vos objectifs.

Le planning est un système vivant : il évolue selon les données et les retours du terrain. Les indicateurs de votre moteur d’optimisation vous aideront à identifier les points d’amélioration et à valider les ajustements effectués.

Enfin, n’hésitez pas à réaliser des simulations (« Et si on allégeait les contraintes horaires ? », « Et si on utilisait uniquement des véhicules polyvalents ? »). Ces tests, générés par l’IA du moteur d’optimisation, constituent une base solide pour échanger avec vos clients et appuyer vos propositions d’amélioration.

Former à la planification de tournées

Avoir le meilleur outil d’optimisation de tournées ne vous sera d’aucune utilité si vous ne le maîtrisez pas correctement.

Un bon moteur d’optimisation sera intuitif et facile à prendre en main, mais il faudra tout de même compter sur un accompagnement initial pour bien démarrer avec l’outil, se remettre à niveau (notamment avec l’arrivée de nouvelles fonctionnalités) ou encore s’assurer que l’on met en place les bonnes pratiques.

Il est conseillé de mettre en place des key users capables de piloter la planification en opérationnel. Une piqûre de rappel doit enfin être organisée régulièrement avec l’éditeur pour tous les utilisateurs (ex : une formation tous les deux ans).

N’hésitez pas à contacter l’éditeur de votre solution d’optimisation de tournées pour échanger avec lui et parler de la roadmap du moteur. Cet échange est bénéfique aussi bien pour l’utilisateur, qui découvre de nouvelles fonctionnalités, que pour l’éditeur, qui identifie de nouveaux leviers de progression.

Se prévoir des « back up planificateurs »

Le planificateur est un élément clé de l’optimisation de tournées, mais il ne doit pas être le seul à être capable de créer des tournées optimisées, au risque d’avoir d’énormes pertes de rentabilité s’il est absent.

D’où l’intérêt d’utiliser un outil d’optimisation de tournées et de former plusieurs personnes au sein de l’exploitation.

Ainsi, il y aura toujours une personne pour assurer les plannings de tournées, grâce à un outil facile à prendre en main et qui va la guider dans sa tâche.

Utiliser un outil qui permet d’aller à l’essentiel et d’obtenir de vrais résultats

Ce qu’il faut retenir dans le choix d’une solution d’optimisation de tournées, c’est que cet outil doit être clair et simple d’utilisation, tout en vous permettant de répondre à vos besoins. Il n’est pas nécessaire d’utiliser une « usine à gaz », qui promet plein de fonctionnalités, mais qui passe à côté de l’essentiel. Plus précisément, retenez surtout que le logiciel ou l’API utilisé pour l’optimisation de tournées doit vous permettre d’assurer 3 actions de base :

• Être simple à prendre en main.
• Respecter les bonnes contraintes.
• Être toujours performant

Le logiciel ne doit vous proposer que les fonctionnalités dont vous avez besoin, l’important est d’utiliser un outil qui vous permet au minimum d’assurer ces 3 actions.

Vous devez aussi être capable de placer la barre de vos attentes à un niveau raisonnable : le moteur d’optimisation de tournées ne pourra pas automatiquement traiter 100% des cas particuliers. Il faut accepter de pouvoir faire des ajustements à la main avec le planificateur pour s’adapter aux particularités de certains clients.

Rappelons cependant que dans la grande majorité des cas, le moteur d’optimisation de tournées sera capable de pousser très loin l’optimisation, sans nécessité d’ajustements (raison pour laquelle il est devenu indispensable dans le secteur du TRM).

N’oubliez pas que vous gardez la main sur vos tournées

Le moteur d’optimisation de tournées vous proposera des plannings performants, mais certaines contraintes pourront poser problème.

Il sera toujours possible de faire de petits forçages de contrainte pour modifier les tournées selon certaines spécificités non prises en compte nativement par le logiciel.

N'oubliez pas : vous travaillez sur du prévisionnel, il y aura forcément des imprévus, et l’important est de garder la main sur votre planning !

Pourquoi choisir Sinari Optim comme solution d’optimisation de tournées ?

Notre moteur d’optimisation est LA référence des solutions d’optimisations de tournées. Il est simple à prendre en main, performant (le plus performant du marché) tout en proposant une couverture fonctionnelle large qui permet de s’adapter aux différentes contraintes clients.

Grâce une connaissance métier approfondie et une compréhension fine des enjeux et des contraintes spécifiques au TRM, nous avons développé Sinari Optim, un moteur puissant, utilisant l’IA, mais aussi flexible pour s’adapter à toutes les situations.

Nous offrons également un accompagnement complet à nos clients, qui comprend aussi bien la mise en place du moteur d’optimisation de tournées que des formations et des conseils pour vous aider à mieux utiliser l’outil et à rentabiliser au maximum votre investissement.